Coordination

From Internal AAR:

La période des vacances n’a pas du tout été propice à la bonne planification du mandat. Ceci depuis la demande initial des mandataires à ISSAT jusqu’au déploiement de l’équipe sur le terrain. Les personnes de contact du côté des mandataires (DFID et UE) étant en vacances durant la phase de planification. L’équipe a donc observé un manque de communication, de soutien logistique et administratif. Il y a eu également un manque de référence aux documents clés à analyser avant la mission de terrain. De plus, les membres de l’équipe d’ISSAT, issus du roster, n’ont pas reçu toute l’information nécessaire sur les tenants et aboutissants de la négociation du mandat afin de bien se préparer pour leur mission de terrain. ISSAT ayant soutenu de manière continue DFID RDC depuis 2012, il aurait été intéressant de briefer l’équipe d’experts sur les résultats des précédents mandats.

Les TdR ont probablement été copié-collé d’un modèle de l’UE, assez peu détaillés et pas finalisés ni approuvés officiellement avant le déploiement de l’équipe sur le terrain. Les objectifs officiels, détaillés dans les TdR, étaient fort différents des objectifs officieux qui n’ont été communiqués à l’équipe qu’une fois sur le terrain.

Les partenaires locaux n’ont que très peu été impliqué lors de la phase de planification. De manière générale, les partenaires locaux ne reçoivent pas les documents de DFID qui ne sont pas traduits en français. Ceci est le cas par exemple pour les rapports d’évaluation du SSAPR rédigés en 2012 et 2013 conjointement par ISSAT et la SU. Ceci dit en passant, ces rapports étant très (voir trop) long selon certains, il est difficile et fort coûteux de les traduire. Il serait intéressant d’essayer de réduire la longueur des rapports auxquels ISSAT contribue.

Leçons identifiées:

-          Besoin de TdR clairs, détaillés, identifiant les responsabilités de chacun, ainsi qu’une personne de contact pour la logistique du côté du mandataire. Les TdR devraient être approuvés avant le déploiement de l’équipe sur le terrain.

-          Mener une mission préalable(scoping mission) de quelques jours est une des leçons apprises par ISSAT afin de mener à bien la phase de planification, voir de finaliser les TdR et obtenir une approbation officielle. Ceci n’a pas été possible pour ce mandat à cause de raisons diverses et variés (temps, disponibilités des experts, volonté des mandataires).

-         Traduire les documents clés pour les partenaires locaux. Intégrer le coût de la traduction dans le budget du mandat afin de mener à bien ce travail (car ceci n’est jamais fait par DFID). ISSAT et le mandataire doivent convenir ensemble de qui s’occupera de la traduction et partager les contacts de bons traducteurs (qui ne sont pas facile à trouver).

-         Communiquer avec les membres de l’équipe d’ISSAT, issus du roster, sur les tenants et aboutissants des négociations du mandat avant leur déploiement sur le terrain. Dans le cas où le mandat est la suite d’un mandat précédent mené par ISSAT, s’assurer de bien communiquer les résultats de ce dernier à la nouvelle équipe d’expert. Si cela est opportun, faire venir le Team Leader chez ISSAT à Genève pour 1-2 jours afin de discuter avec les membres d’ISSAT ayant suivi les précédents mandats.